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mardi 15 janvier 2013

A party shall not be held to unreasonable efforts when ordered to provide undertakings that it has in its possession

By Ashley Kandestin
DeGrandpré Chait S.E.N.C.R.L/LLP

When a party undertakes to provide documents following an examination on discovery, three rules guide the extent to which the undertaking party is to go with regards to documents that may prove difficult to obtain. These rules are: (1) a party can only be held to provide documents in its possession or control and that may be obtained through reasonable efforts, (2) the party will be relieved of the undertaking if the documents prove to be impossible to obtain and, (3) no party shall be held to the impossible. These three principles were recently upheld by the Court of Appeal in Sobeys Québec inc. c. Dagenais, 2012 QCCA 2219.
 
The appellant in this case, Sobeys, was a former supplier of the impleaded party, La Coopérative des consommateurs de Rimouski (the “Coop”). After obtaining judgment against the Coop ordering it to surrender its movable property to Sobeys and authorizing Sobeys to collect Coop’s debts, Sobeys took an action against the respondent, Dagenais, claiming over $1 000 000 for his allegedly fraudulent appropriation of Coop’s money. In contestation of the claim, Dagenais seeks to make his evidence by way of accounting documents remitted to the Coop but that, following the judgment ordering the surrender, are now held in storage under the control of Sobeys.

Sobeys undertook to verify the existence of and, if possible, to provide these documents to Dagenais following an examination on discovery and a subsequent order of the court to complete the undertaking. After searching through some of the 900 boxes of documents, Sobeys was unable, despite its best efforts, to locate all of the undertakings. Dagenais plead that the documents do in fact exist and that to the best of its knowledge, are contained in the boxes under Sobeys’ control. To this, Justice Paul Vézina, writing for a bench of three, explains:

« [31] À mon avis, la preuve de l’Intimé de la conservation des comptes et surtout de leur présence dans les boîtes entreposées est insuffisante. Une déclaration « au meilleur de ma connaissance » a peu de force probante et ne peut, à elle seule, justifier une ordonnance sinon en la tempérant « dans la mesure du possible »ou « s’il y a lieu » comme dans la première ordonnance.

[…]

[34] À mon avis, on ne peut exiger d’un témoin une fouille exhaustive dans 900 boîtes de documents d’une tierce partie. Ce qui ne signifie pas que l’Intimé n’a pas droit à une telle recherche.
[35] S’il s’agissait des propres archives de l’Appelante, l’exigence du Juge se comprendrait mieux. Une grande société doit savoir où sont classés ses documents et dans quel ordre ils sont archivés.
[36] Mais ici, il s’agit des papiers de la Coop, une modeste coopérative qui a perdu ses magasins et sa raison d’être, qui n’a pas les moyens de conserver elle-même ses archives et qui ne devait pas avoir beaucoup de ressources pour en assurer l’archivage en bon ordre lorsqu’elle a cessé son exploitation.
[37] Dans les circonstances, les efforts de l’Appelante peuvent être qualifiés, à mon avis, de raisonnables. D’autant plus qu’on lui demande de rechercher dans les boîtes des documents dont on n’est pas certain qu’ils s’y trouvent »
So, despite the fact that Sobeys could be in possession of the undertakings, the court found it unfair to hold it to unreasonable search efforts.

Also of note in this judgment is the fact that the Court of Appeal granted leave to hear and rendered judgment upon an interlocutory case management decision. First instance decisions of this nature (ie: those rendered pursuant to article 4.1 of the Code of Civil Procedure) are, as a general principle, not subject to appeal. Citing the following provision of the Draft Bill to enact the new Code of Civil Procedure, the Court decided otherwise under the particular circumstances of this case management order:

« 32. …Toutefois, si la mesure ou la décision paraît déraisonnable au regard des principes directeurs de la procédure, un juge de la Cour d’appel peut accorder la permission d’en appeler. »

The full text can be read here.

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