Legal Suite Canada: Les outils de travail collaboratif, source de différenciation et de performance du département juridique

L’intelligence collaborative du département
juridique se caractérise par la capacité de ses membres à interagir avec les
partenaires internes et externes à l’entreprise pour assurer synergie et
productivité. C’est pourquoi la mise en place d’outils tels que des logiciels
spécialisés est un facteur déterminant dans la réussite des objectifs du
département.

Olivier Fischer, Directeur Général de Legal Suite
Canada, leader des technologies juridiques d’entreprise, revient sur les effets
de ces nouveaux modes de fonctionnement et les outils nécessaires à leur mise
en place.

De
quelle façon l’intelligence collaborative, au cœur de nombreux domaines
d’activité, impacte-t-elle le département juridique ?

Nous
observons depuis une dizaine d’années une évolution de la collaboration entre avocats
au sein de leur département, mais aussi avec les autres entitées de
l’entreprise. Ce phénomène s’explique en partie par les avancées technologiques
et la nécessité d’optimisation de leur activité et des coûts qui y sont liés.

Au
milieu des années 2 000, l’environnement des avocats en entreprise était moins
collaboratif qu’aujourd’hui. En effet, la nécessité de performer, générée par
la mondialisation et la concurrence accrue, ne s’était pas encore
imposée. 

À
cette époque, les premiers clients de Legal Suite recherchaient, par exemple,
une application uniquement dédiée aux échanges d’informations internes du
département juridique.
Les besoins d’ouverture en interne, vers les autres départements, et en externe
étaient rares, par souci de protection de l’information juridique.

Le
développement de la collaboration entre les départements juridiques et leurs
partenaires est une tendance qui a émergé il y a environ 3 ans, lorsque la
transition numérique de notre société s’est accentuée, et avec elle, le
renforcement de la sécurité des données. En effet, l’utilisation de logiciels
dédiés à la collaboration permet de renforcer leur compétitivité à travers
l’automatisation de l’échange d’informations, la mise en place de procédures de
validation et de systèmes de suivi des dossiers, etc. 

Comment
expliquer cette tendance ?

L’utilisation
d’outils informatiques non dédiés, tels que les tableurs, utilisés par les avocats
en entreprise, ne répond plus complètement aux enjeux actuels d’efficacité.

En
effet, ils doivent faire face à une augmentation de leur charge de travail, à
des clients plus exigeants et à des échéances plus courtes. Ils cherchent par
conséquent à être plus efficaces et pertinents lorsqu’il s’agit de répondre aux
sollicitations de leurs clients internes. Les avocats attendent également de
leurs partenaires externes, par exemple des cabinets, la même efficacité. Le
recours à des outils qui leur permettent d’atteindre un tel standard
d’efficacité est alors nécessaire.

Legal
Suite a d’ailleurs été créé pour répondre à ces enjeux. En effet, fort de ses
25 années d’expérience en tant que responsable juridique, le Président
Fondateur de Legal Suite, Patrick Deleau, a toujours eu a cœur de concilier
droit et technologie à travers l’innovation. Nous avons ainsi compris très tôt
que la collaboration entre les avocats en entreprise et leurs partenaires
internes et externes est source de différenciation et de performance.

C’est
ainsi que Legal Suite a développé le Portail collaboratif Open Law®. Cette
plateforme offre notamment l’harmonisation des processus, la dématérialisation
des échanges, la collaboration en temps réel et des espaces de travail
interactifs et sécurisés.

Comment
ces outils permettent-ils d’améliorer la productivité du département juridique ?

La
mise en place de tels outils est un facteur de compétitivité et fait partie
intégrante de la stratégie du département juridique.  Ils impactent
en effet directement sa capacité à développer son intelligence collaborative et
à faire face à une pression budgétaire en constante augmentation.

Cependant,
bien que l’on observe aujourd’hui une prise de conscience de la part des
avocats en entreprise, l’adoption de ces solutions reste trop marginale.
Beaucoup utilisent encore des moyens traditionnels d’échange qui n’apportent
aucune valeur ajoutée à leur performance. D’autres ont développé leurs propres
bases de données centralisées, qui peuvent être par ailleurs très efficaces si
l’entreprise possède une culture du partage de l’information.

Mais
ce type d’outil connait des limites, car ils ne sont pas spécifiques aux besoins
juridiques, d’où l’intérêt de se tourner vers des outils spécifiquement
développés pour répondre à leurs besoins, comme le propose Legal Suite.

Quelle
est la valeur ajoutée du Portail collaboratif Open Law® développé par Legal
Suite ?

Le
Portail collaboratif Open Law® est source de productivité sur de
nombreux plans.

Toute
collaboration est d’abord fondée sur la centralisation de l’information. C’est
pourquoi l’ensemble des communications effectuées à
travers le portail sont historisées et permettent de faciliter le suivi de
l’évolution d’un dossier sans passer par ses courriels.

Le partage des informations est
d’autre part bidirectionnel entre le département juridique et l’extérieur, ce
qui génère une capacité d’action instantanée. La mémoire de l’entreprise est ainsi
préservée. En cas de litige par exemple, il est possible d’auditer et de rassembler
toutes les pièces du dossier pour établir la stratégie à adopter par
l’entreprise.

Comment
se différencie l’offre Legal Suite sur le marché ?

Notre
expérience de plus de 16 ans sur le marché des nouvelles technologies
appliquées au domaine juridique, nous a confronté aux difficultés et aux défis
que représentent le développement en interne de tels outils et leur mise en
place.

Lorsque
l’organisation décide de développer son propre outil, la communication entre
avocats et développeurs demeure très compliquée car leur langage diffère. Le
processus est donc long et fastidieux. De plus, les développeurs sont recrutés la
plupart du temps uniquement lors de la phase de création du logiciel, puis
quittent l’entreprise quelques mois après la mise en place, ce qui entrave les
actions de maintenance et de suivi. Par ailleurs, aucune évolution du produit
n’est prévue durant l’utilisation de l’outil.

C’est
pourquoi, suite à ce constat, nous avons choisi d’allier notre expertise
juridique et notre performance technique. Notre modèle se compose à la fois de
spécialistes juridiques à l’écoute des besoins et des contraintes des avocats, disposant
d’une vision pratique de leur métier, et d’experts techniques en pointe dans
les nouvelles technologies. Notre valeur ajoutée se situe donc à la fois dans
la phase de recherche et développement et dans le suivi de nos clients une fois
le logiciel mis en place. Cette démarche permet ainsi au département juridique de
tirer la meilleure rentabilité de leur investissement initial.

Selon
vous, comment vont évoluer les besoins collaboratifs du département juridique dans
les années à venir ?

Ce
département s’ouvre progressivement vers ses clients internes et se positionne
davantage comme partenaire. Les technologies appliquées au domaine du droit évoluent
avec les modèles économiques et l’essor toujours plus rapide des nouvelles
technologies.

Le
besoin d’interaction et de productivité du département juridique est de plus en
plus prégnant, et peut lui permettre, à terme, de justifier une augmentation de
leur budget au vue de leur charge de travail.

La
nécessité d’ouvrir ces portails vers l’externe, disponibles sur site mais également dans le nuage,
induira des problématiques de cyber sécurité. Chez Legal Suite, nous proposons
dès à présent la possibilité de s’identifier en SSO. Il est en effet primordial
pour nos équipes de développer des outils de plus en plus fiables. C’est un des
défis majeurs qu’il faudra relever dans les années à venir.

A
propos de Legal Suite

Leader des technologies
juridiques d’entreprise, Legal Suite accompagne la performance de ses clients
en déployant son expertise sur les marchés du Pilotage juridique d’entreprise
(Enterprise Legal Management – ELM), de la Gestion du cycle contractuel
(Contract Lifecycle Management – CLM), et de la Gouvernance, du Risque et de la
Conformité (Governance, Risk and Compliance – GRC). Les logiciels développés
couvrent l’ensemble des domaines d’intervention des directions juridiques :
Contrats, Conseil, Sociétés, Contentieux, Délégations, Propriété
intellectuelle, Baux-Immobilier etc. Implantée en Amérique du Nord et en Europe,
le Groupe Legal Suite capitalise sur plus de 16 ans d’expérience, plus de 1 000
projets, plus de 550 clients et 40 000 utilisateurs à travers le monde.

www.legal-suite.ca