20 Nov 2012

The Difference between an Automatic Renewal Clause and a Renewal Option Clause

By Sarah Pinsonnault
De Granpré Joli-Coeur s.e.n.c.r.l./LLP

In the decision Centre de santé et de services sociaux de
l’Énergie
c. Maison Claire Daniel inc.,
2012 QCCA 1975, the Centre de Santé et de Services Sociaux de l’Énergie
(« CSSSE »), in accordance with the Act Respecting Health Services and Social Services, entered into a service
agreement with the Maison Claire Daniel Inc. (“Maison Claire Daniel”). Under the terms of this agreement, the Maison
Claire Daniel would provide housing and care services for people affected by
cognitive disorders, namely Alzheimer’s disease. 

This agreement contained an automatic renewal
clause that read as follows:

« FIN DU
CONTRAT

66. Le présent
contrat se renouvellera automatiquement à son échéance, aux mêmes conditions,
pour des périodes de 1 an, à moins qu’il n’y soit mis fin ou qu’il ne soit
modifié, conformément aux dispositions du présent contrat.

67.
L’Établissement ou la Ressource peuvent ne pas renouveler le présent contrat en
expédiant un avis écrit de non-renouvellement à l’autre partie au moins
quatre-vingt-dix (90) jours avant la fin du contrat, lequel avis doit justifier
la ou les raisons de non renouvellement. »

The terms of Maison Claire Daniel’s
remuneration were such that the base consisted of a fixed rate, to which was
added an amount that correlated with a particular ranking. This ranking was
determined annually subsequent to an evaluation of the specific characteristics
and needs of the patients.

At one point, based on the matters at hand, the
Maison Claire Daniel’s rate lowered. When faced with Maison Claire Daniel’s
refusal to accept this new rate, the CSSSE decided to, in accordance with
clause 67, put an end to the automatic renewal of the agreement.

Clause 67 stipulated the conditions that needed
to be met in order to oppose the automatic renewal of the agreement, that is:

         
That
there be a written notice;
         
That
this written notice be sent to the other party 90 days before the expiry of the
term;
         
That
this written notice provide a justification or a reason for the non-renewal.

In his analysis, Justice André Forget of the
Court of Appeal cites the Professor Didier Lluelles to explain the distinction
between an automatic renewal clause and a renewal option clause:

« Alors
que l’option de renouvellement suppose un acte positif de la part de son
bénéficiaire, la clause de renouvellement automatique prévoit qu’à son terme,
le contrat sera automatiquement reconduit : le bénéficiaire du droit – en fait
chaque contractant – n’a aucun geste à poser pour profiter de ce
renouvellement. S’il devait, éventuellement, poser un geste, ce serait pour
s’opposer au renouvellement, au cas où le contrat permettrait cette
opposition
 » [emphasis added]

Consequently, as the terms of the agreement
allowed for the opposition to its automatic renewal, the Court had to determine
if CSSSE did so in accordance with the requirements set forth.

According to the Maison Claire Daniel, in its
cross-appeal, they argued that the CSSSE’s decision was arbitrary and lacked
justification. Nevertheless, the Court found that the facts revealed otherwise
and therefore dismissed Maison Claire Daniel’s cross-appeal.

To read the decision in its entirety, click here.

 

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